Birth and Marriage Certificate Translation for Arraigo and Regularization in Spain
Birth certificates and marriage certificates are frequently required in arraigo and regularization applications in Spain. If your document is issued in English, it will generally need a sworn translation into Spanish before it can be presented to Spanish authorities. This page explains what to prepare, how the translation works, and what to expect.
Why These Documents Are Commonly Required
Regularization and arraigo procedures in Spain often require applicants to document their civil status, family relationships, and personal identity. Birth certificates establish who you are and where you were born. Marriage certificates document civil status and can be relevant in family-based procedures. Divorce decrees may be required where civil status has changed.
When these documents are issued by foreign authorities in English, Spanish administrative bodies require a sworn translation into Spanish before they can be accepted into the file. This requirement applies regardless of whether the procedure is handled at a consulate, an Oficina de Extranjerión, or another body.
Requirements vary by authority, office, and date. Always check the current official instructions. Alba can help with the sworn translation portion of the process. She does not provide legal or immigration advice.
Documents Commonly Issued in English
Birth and marriage certificates issued in English are common from many countries. Some examples:
- Philippines: Birth certificates from the Philippine Statistics Authority (PSA), marriage certificates
- India: Municipal corporation birth certificates, marriage certificates issued by civil registrars
- Nigeria and Ghana: Birth and marriage certificates issued by National Population Commission, local government, or church registrars
- Bangladesh and Pakistan: Some certificates issued in English or with English text
- United Kingdom and Ireland: GRO birth and marriage certificates
- United States and Canada: State/provincial vital records
- Australia, New Zealand, South Africa: Government-issued certificates
If your document comes from a country not listed here but is in English, it can still be translated. Send a copy and Alba will confirm.
How Birth Certificate Translation Works
A sworn translation of a birth certificate is not a summary or a paraphrase. Every element of the official document is rendered faithfully into Spanish:
- Full names exactly as written in the original
- Dates, places, and reference numbers
- Names of parents and other registered persons
- Official stamps, seals, and registrar details
- Any marginal notes or annotations that are part of the document
- Certification language from the issuing authority
Nothing is simplified or omitted. The sworn translation is an accurate rendering of the complete original document, with the translator’s official signature and stamp.
How Marriage Certificate Translation Works
The same principle applies to marriage certificates. The translation covers all official text in the document:
- Full names of both parties as registered
- Date, place, and type of ceremony
- Names of witnesses and officiants
- Registrar or religious authority details
- Stamps, seals, and certification text
- Any marginal notes or additional annotations
If the certificate has information on both front and back, both sides must be included in the scan. The translation covers the entire document.
Divorce Documents and Separation Decrees
For some procedures, divorce decrees, separation agreements, or court orders relating to civil status may also be required. If these documents are in English, the same process applies: sworn translation of the full document. Court documents may have multiple pages and often include official stamps and clerk certifications — all of this is part of the translation.
Apostilles and the Order of Steps
Some authorities require an apostille on the birth or marriage certificate before it will be accepted. Where an apostille is required, the recommended order is:
1. Obtain the birth or marriage certificate from the relevant civil registry or issuing authority in your country.
2. Get the apostille (if required), from the competent authority in the country that issued the document.
3. Send the full document package for sworn translation. The translation should cover both the certificate and the apostille if it is in English.
Translating before the apostille is attached means the apostille will not be covered by the sworn translation — which can create difficulties with the receiving authority.
Whether an apostille is required for your specific document and procedure is something to verify with the official authority handling your case. Requirements vary by country and procedure.
What to Send
Send a clear scan or PDF of the full document. This means:
- The complete birth or marriage certificate — all pages, front and back
- Any attached apostille, on its own page if applicable
- All stamps, seals, and official markings visible in the scan
Physical originals do not need to be mailed. The finished sworn translation is delivered as a digitally signed and stamped PDF by email. You pay after delivery.
What Happens After You Send the Documents
Once you submit your documents via the request form:
- Alba reviews the files and confirms the page count and which pages will be translated.
- She confirms the total price and estimated delivery time before starting.
- The sworn translation is completed and delivered as a digitally signed and stamped PDF.
- You pay after you receive the finished translation.
There are no upfront payments. You can review the translation before paying.
Pricing and Turnaround
- Standard: €37 per page, delivered in 24 to 72 hours
- Rush: €55 per page for 12-hour delivery, when available
Given the 30 June 2026 deadline for the extraordinary regularization process, it is strongly advisable to start the translation process as early as possible.
Frequently Asked Questions
Can I send a scanned copy?
Yes. A clear scan or PDF is sufficient. You do not need to send the original by post. The finished translation is a digitally signed and stamped PDF delivered by email.
Does the apostille need to be translated too?
Yes, if it is in English. The apostille forms part of the official document and should be translated together with the certificate. Send the complete document including the apostille page.
What if my birth certificate has handwritten text?
Handwritten text is translated where it is legible. If part of the document is illegible due to handwriting or image quality, this is noted in the translation. Send the clearest scan you can, and mention any legibility concerns when you submit.
How long does it take?
Standard service: 24 to 72 hours. Rush (12-hour delivery): available at €55 per page when the schedule allows. Mention urgent deadlines when you submit.
Can you translate a certificate from the Philippines, India, or Nigeria?
Yes, provided the document is in English. Birth and marriage certificates from the Philippines, India, Nigeria, Ghana, and many other countries are issued in English and can be translated. If the document is not in English, a different language pair would be needed.
Versión en español a continuación · Spanish version below
Por qué estos documentos se solicitan habitualmente
Los procedimientos de regularización y arraigo en España suelen exigir que los solicitantes acrediten su estado civil, sus vínculos familiares y su identidad personal. Las partidas de nacimiento acreditan quién eres y dónde naciste. Los certificados de matrimonio documentan el estado civil y pueden ser relevantes en procedimientos de arraigo familiar. Los documentos de divorcio pueden requerirse cuando el estado civil ha cambiado.
Cuando estos documentos son expedidos por autoridades extranjeras en inglés, los organismos administrativos españoles requieren una traducción jurada al español antes de poder incorporarlos al expediente. Los requisitos varían según la autoridad, la oficina y el momento. Consulta siempre las instrucciones oficiales vigentes. Alba puede ayudarte con la parte de traducción jurada del proceso. No presta asesoramiento jurídico ni de extranjerión.
Documentos habitualmente expedidos en inglés
Las partidas de nacimiento y los certificados de matrimonio en inglés son frecuentes en muchos países. Algunos ejemplos:
- Filipinas: Partidas de nacimiento de la Philippine Statistics Authority (PSA), certificados de matrimonio
- India: Certificados de nacimiento municipales, certificados de matrimonio del registro civil
- Nigeria y Ghana: Certificados expedidos por organismos nacionales o registradores locales
- Bangladesh y Pakistán: Algunos certificados expedidos en inglés o con texto en inglés
- Reino Unido e Irlanda: Certificados del GRO
- Estados Unidos y Canadá: Registros vitales estatales o provinciales
- Australia, Nueva Zelanda y Sudáfrica: Certificados oficiales gubernamentales
Si tu documento procede de un país no incluido en esta lista pero está en inglés, también se puede traducir. Envía una copia y Alba te confirma.
Cómo funciona la traducción de la partida de nacimiento
Una traducción jurada de una partida de nacimiento no es un resumen ni una paráfrasis. Todos los elementos del documento oficial se trasladan fielmente al español:
- Nombres completos tal como aparecen en el original
- Fechas, lugares y números de referencia
- Nombres de los progenitores y demás personas inscritas
- Sellos, tampones y datos del registrador
- Notas marginales o anotaciones que formen parte del documento
- Texto de certificación de la autoridad emisora
Nada se simplifica ni se omite. La traducción jurada es una reproducción fiel del documento original completo, con la firma y el sello oficiales del traductor.
Cómo funciona la traducción del certificado de matrimonio
El mismo principio se aplica a los certificados de matrimonio. La traducción abarca todo el texto oficial del documento:
- Nombres completos de ambos cónyuges tal como constan inscritos
- Fecha, lugar y tipo de ceremonia
- Nombres de testigos y de quien oficia la ceremonia
- Datos del registrador o de la autoridad religiosa
- Sellos, tampones y texto de certificación
- Notas marginales o anotaciones adicionales
Si el certificado tiene información en el anverso y en el reverso, ambas caras deben incluirse en el escáner. La traducción cubre el documento completo.
Documentos de divorcio y separación
En algunos procedimientos también pueden requerirse sentencias de divorcio, convenios de separación o resoluciones judiciales relativas al estado civil. Si estos documentos están en inglés, se aplica el mismo proceso: traducción jurada del documento completo. Los documentos judiciales pueden tener varias páginas e incluir sellos y certificaciones del secretario del juzgado; todo ello forma parte de la traducción.
Apostillas y el orden correcto de los pasos
Algunas autoridades exigen que la partida de nacimiento o el certificado de matrimonio lleven apostilla antes de aceptarlos. Cuando sea necesaria, el orden recomendado es:
1. Obtener la partida de nacimiento o el certificado de matrimonio del registro civil correspondiente o de la autoridad emisora en tu país.
2. Obtener la apostilla (si se requiere), de la autoridad competente del país que expidió el documento.
3. Enviar el paquete completo para la traducción jurada. La traducción debe cubrir tanto el certificado como la apostilla si está en inglés.
Si se traduce antes de adjuntar la apostilla, la página de la apostilla no quedará recogida en la traducción jurada, lo que puede generar dificultades con la autoridad receptora. Verifica siempre los requisitos de tu caso concreto con la autoridad oficial correspondiente.
Qué hay que enviar
Envía un escáner nítido o PDF del documento completo:
- La partida de nacimiento o el certificado de matrimonio íntegro — todas las páginas, anverso y reverso
- La apostilla adjunta, en su propia hoja si corresponde
- Todos los sellos, tampones y marcas oficiales visibles en el escáner
No es necesario enviar los originales por correo postal. La traducción jurada terminada se entrega como PDF firmado y sellado digitalmente por correo electrónico. Se paga tras recibirla.
Qué ocurre una vez que envías los documentos
Una vez que envías los documentos a través del formulario de solicitud:
- Alba revisa los archivos y confirma el número de páginas y cuáles se traducirán.
- Confirma el precio total y el plazo estimado de entrega antes de empezar.
- Se realiza la traducción jurada y se entrega como PDF firmado y sellado digitalmente.
- Se paga al recibir la traducción terminada.
No hay pagos por adelantado. Puedes revisar la traducción antes de pagar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar una copia escaneada?
Sí. Un escáner nítido o PDF es suficiente. No es necesario enviar el original por correo. La traducción terminada es un PDF firmado y sellado digitalmente que se entrega por correo electrónico.
¿La apostilla también necesita traducirse?
Sí, si está en inglés. La apostilla forma parte del documento oficial y debe traducirse junto con el certificado. Envía el documento completo, incluida la página de la apostilla.
¿Y si mi partida de nacimiento tiene texto manuscrito?
El texto manuscrito se traduce cuando es legible. Si alguna parte del documento es ilegible por la caligrafía o la calidad de la imagen, se hace constar en la traducción. Envía el escáner más nítido posible e indica cualquier problema de legibilidad al enviar la solicitud.
¿Cuánto tiempo lleva?
Servicio estándar: 24 a 72 horas. Urgente (entrega en 12 horas): disponible a €55 por página cuando la agenda lo permite. Indica plazos urgentes al enviar la solicitud.
¿Puedes traducir un certificado de Filipinas, India o Nigeria?
Sí, siempre que el documento esté en inglés. Las partidas de nacimiento y los certificados de matrimonio de Filipinas, India, Nigeria, Ghana y muchos otros países se expiden en inglés y se pueden traducir. Si el documento no está en inglés, sería necesaria otra combinación de idiomas.